将项目的申请、论证、立项、采购、任务、需求、会议、文档、运维、变更、发布、合同、发票、付款等各个环节的关联起来，实现了项目进度可跟踪，过程可追溯，文档可查询，通过对项目的闭环管理，提高了工作效率，提升了管理水平。

1. 引言

信息部门作为信息化建设的管理和执行科室，除了承担信息系统日常运营保障工作，还肩负了更多新增项目建设重任，面临工作量大、时间要求紧、需求复杂度高，多项目协同并发等诸多挑战。实际工作中存在管理分散、流程缺漏、计划落实不到位、沟通理解不畅、问题解决不及时、项目文档不全、完成质量参差不齐等问题。

为了使信息项目管理更加规范化、明确化、团队化，我院基于项目主索引的理念，设计开发了适合信息部门的项目管理软件，实现管理理念与业务流程的融合，提升信息项目的管理质量和工作效率，保障信息化建设稳健发展。

2. 信息化项目管理现状

据调查，大部分的信息部门，为业务科室购买了各种软件系统，提高了业务科室的工作效率和管理水平，但信息部门自己内部科室管理，却还是依赖纸质记录、口头沟通等工作方式。存在的问题如下：

2.1项目进度无法把控。

由于近年来信息化项目需求呈爆发式增长，缺乏对所有项目的统一管理和信息同步，信息化在建项目负责人分散，日常工作繁杂，缺乏项目管理的整体把控。

2.2项目文档缺失。

一个项目整个生命周期，会产生一系列的文档，如立项报告、考察报告、需求分析、会议记录、项目合同、项目验收报告、操作手册、变更记录等等，这些文档资料保存在参与项目人员个人手中，分散而凌乱，没有统一管理，而且各种文档资料不齐全，查找和重新利用存在很大的障碍，在重大评审及创建工作中，这些过程文档直接影响最终评估，决定着评审和创建活动的成败。

2.3项目需求缺乏统一管理。

软件上线过程中，会因为软件设计bug，各个管理及业务流程不同，软件要做优化及个性化开发，使用部门也会提出各种需求。但这些需求如何登记，有没有解决，解决的怎么样，有没有测试及发布，都没有统一记录及跟踪，往往一个项目已经验收完毕，还有部分需求没有解决。

2.4缺乏有效项目沟通。

项目沟通主要包含两方面：一是项目组成员内部沟通，一般的沟通方式有，召开项目会议、电子邮件、微信或者QQ群，会议方式沟通较为有效，但一个项目涉及人员较多时，就很难组织召集，会议过多也会成为一种负担，耽误其他工作。通过电子邮件或者即时通讯工具进行项目沟通，虽然效率高，但却难以形成文档记录；二是与临床使用科室的沟通，临床使用科室缺乏有效的参与，对项目进展信息缺乏了解，对部分项目满意度不高。

3.主要功能设计与实现

项目管理是信息化建设过程中提高其管理水平的重要方法，在信息化建设过程中对项目管理也十分重视。通过科学方法和理解，结合现实状况，采取有效的项目管理，对管理水平的提高有十分积极的影响，也是促进信息化建设的有效措施。以项目为主线，将项目相关的任务、需求、会议、文档、运维、变更、发布、合同、发票、付款进行关联在一起，形成一条主线。项目干系人根据权限可以看到该项目的相关内容。

图 1 项目管理主页面

3.1 项目分解：

项目分解就是按照一定的粒度将整个工作逐步细化安排，然后落实到人，支持大项目分解成子项目，子项目可以分解成任务，任务还可以分解成子任务，直到适合实际操作为止。然后将具体的每一项任务，指定给团队的具体人员负责。

图 2 项目分解模型

一个任务包含以下字段：任务标题、任务描述、负责人、参与人、起止日期、审核人、所属项目、里程碑、任务附件、业务科室、提出人、提出日期、提出方式、任务编号、任务类型、优先级、第三方供应商、创建人、创建时间。

3.2任务流程模板：

为了更方便的分配项目任务，借鉴了临床路径管理方式，临床路径管理针对一个病种,建立一套标准化治疗模式与治疗程序，是一个有关临床治疗的综合模式。系统可以针对不同的项目，可以设置不同的任务流程模板，比如软件类任务流程模板，硬件类任务流程模板，维护类任务流程模板。在分配任务时，直接选择任务流程模板，然后进行局部修改或调整，也可以在模板的基础上增加，或者删除任务。任务支持退回、转派、暂停、增加子任务、等多种操作流程。

3.3需求管理：

需求来源有：会议，工单报修，OA，系统支持通过多种方式提交需求，通过会议、工单报修、OA软件、企业微信、或者web页面；提交成功后，提出人的企业微信会收到需求提交成功提醒，后期可以持续关注需求的进展。

信息部门收到需求后，对需求进行审核论证，如果不需要进行需求开发，可以退回需求，并说明原因，系统会自动给需求提出人，推送消息提醒。如果需求需要开发实现，通过审核后可以直接转换成开发任务，一个需求可以对应多个开发任务，分配给不同的人负责。

当开发任务处理完之后，即可以生成测试任务，开发任务与测试任务是多对多的关系，即一个开发任务可以生成多个测试任务，多个开发任务也可以生成一个测试任务。测试过程中，也可以把开发任务退回重新开发。

测试完成后，即可生成发布单，由项目的配置负责人审核，并形成新的版本号，系统会根据发布单所包含的需求，开发任务，测试任务自动生成变更记录。

3.4项目沟通：

在项目实施过程中由很多问题需要通过沟通才能解决，沟通包括专业沟通、部门沟通、各子项目之间沟通。系统支持会议和任务的关联，每次开会结束后，需要落实的事项，可以生成会议任务，进行统一任务管理，每次会议产生了多少任务，每个任务对应哪次会议，都一清二楚。

3.5项目文档：

项目文档化管理。在项目实施过程中，由于项目周期长、系统复杂、参与人员较多等因素影响，项目需求分析、设计、编码、实施等各阶段进行文档化、标准化管理，对需要提供的文档，都有一个标准化模板，可以下载后修改然后再上传。

图3 项目文档管理

3.6合同发票：

合同发票管理包含三部分内容：合同管理，发票管理，供应商管理。三者互相关联，通过合同可以找到对应的发票及供应商，通过发票也能找到对应的合同及供应商，通过供应商，可以列出所有签过的合同及收到的发票。需要付款时，自动进行发票检查，如果对方未开具发票，系统会进行警告。

合同分为采购合同及维护性合同，采购合同一般分次付款，同一个项目，也可以对应多个采购合同。而维护性合同，一般按年，或者季度进行付款，系统会自动根据日期进行计算付款周期。

通过合同管理，可以很清楚地统计出今年的付款金额，未付款的金额，方便做下一年度的资金预算。

3.7智能提醒：

系统提供短信和微信两种方式进行工作提醒、进度提醒等。新建项目，或者任务分配后工程师会及时收到维修相关短信、微信提醒。当任务快到结束日期时，系统会自动发送消息进行提醒。

3.8项目看板：

项目的整体看板，包括所有在建项目的进度，最近的项目汇报，任务完成情况、需求完成情况、会议记录、上传文档数量等，该看板可以通过LED屏进行展示，循环播放。

3.9企业微信应用：

企业微信对种类繁多的手机兼容性好，易于部署，软件基于 B/S（Browser/Server）架构，软件功能的添加和优化在服务器端，操作更加灵活，数据更安全  。

图5 企业微信项目管理界面

4.应用效果

4.1实现全生命周期管理：

将项目项目启动、项目计划、项目实施及控制、项目收尾和项目维护全部贯穿起来。

4.2项目可跟踪与追溯：

通过对不同类型的项目进行任务流程模板梳理，对项目文档模板梳理，保障项目能够有序的进行，同时落实项目负责制度，对项目进行细化分解，任务落实到个人，进而确保相关人员能够按照计划工作，系统自动把任务执行情况及时汇报给负责人，方便领导进行项目进度跟踪，追溯过程详细情况，进而保障信息化建设的顺利进行。

4.3为工作量化考核提供依据：

因为相关工作都是通过软件系统进行管理，所以为将来的工作量化考核提供了数据依据，可以根据每个人的任务执行情况，需求处理情况，上传文档情况进行量化积分，调动员工工作积极性。

6.总结

系统覆盖了项目的申请、论证、立项、采购、任务、需求、会议、文档、运维、变更、发布、合同、发票、付款等各个环节，实现了项目的全生命周期管理，提高了信息化项目管理的专业性。通过企业微信，实现了移动办公、提交需求、分配任务、项目跟踪等等，提高了工作效率，系统的查询统计功能，也为管理人员提供了监管与分析的依据。